Lösungen aus der Praxis
Unsere Lösungen entstehen aus konkreten Anforderungen unserer Kunden. Dabei verbinden wir Standardprodukte mit eigener Entwicklungs- und Integrationskompetenz zu Lösungen, die sich optimal in bestehende Systemlandschaften und Geschäftsprozesse einfügen.
Die folgenden Beispiele zeigen einen Ausschnitt aus erfolgreich realisierten Projekten.
Projects
Vom Scan bis zur digitalen Personalakte
Im Rahmen eines umfangreichen DMS-Projekts haben wir für ein Großunternehmen eine zentrale digitale Personalaktenlösung aufgebaut. Die Lösung wurde über mehrere Projektphasen kontinuierlich erweitert und verwaltete in der finalen Ausbaustufe rund 250.000 digitale Personalakten.
Dabei wurde der gesamte Prozess betrachtet: von der Digitalisierung und Übernahme vorhandener Dokumente über die Zuordnung zu den jeweiligen Mitarbeitern bis hin zur strukturierten und sicheren Ablage innerhalb des Dokumentenmanagementsystems.
So entstand aus umfangreichen Papierbeständen eine zentral verfügbare digitale Informationsbasis für die tägliche Arbeit.
SAP und Dokumentenmanagement intelligent miteinander verbunden
Für einen Kunden haben wir SAP ArchiveLink implementiert und damit das SAP-System mit dem bestehenden Dokumentenmanagement- und Archivsystem verbunden.
Die Lösung wurde zusätzlich um einen intelligenten Metadatenabgleich erweitert. Dabei werden Informationen aus dem SAP-Rechnungseingangsbuch mit den Metadaten des archivierten Dokuments abgeglichen und entsprechend synchronisiert.
Dadurch werden Dokument und SAP-Geschäftsvorgang zuverlässig miteinander verbunden und die relevanten Informationen stehen sowohl für die Recherche als auch für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung.
SAP als führendes System – das DMS folgt automatisch
In einem weiteren Projekt haben wir eine dauerhafte Synchronisationsschnittstelle zwischen SAP und dem Dokumentenmanagementsystem entwickelt.
Projektinformationen aus SAP werden dabei automatisiert ausgewertet und zur Anlage sowie Aktualisierung der entsprechenden Strukturen innerhalb des DMS verwendet.
Ändert sich der Status eines Projekts in SAP, wird diese Änderung auch im Dokumentenmanagement berücksichtigt. So können beispielsweise aktive und abgeschlossene Projekte automatisch unterschiedlichen Bereichen zugeordnet und die entsprechenden DMS-Strukturen verschoben werden.
Damit bleiben SAP und Dokumentenmanagement dauerhaft synchron, ohne dass Projektstrukturen manuell in mehreren Systemen gepflegt werden müssen.
Vom Dokument direkt in den digitalen Signaturprozess
Für einen Kunden haben wir die elektronische Signaturlösung MOXIS direkt in das eDOCS InfoCenter integriert.
Anwender können dadurch den Signaturprozess für ein Dokument unmittelbar aus ihrer gewohnten Dokumentenmanagement-Umgebung heraus starten.
Das Dokument wird an MOXIS übergeben, durchläuft dort den vorgesehenen elektronischen Signaturprozess und kann anschließend wieder innerhalb des bestehenden dokumentenbasierten Geschäftsprozesses weiterverarbeitet werden.
Für den Anwender entsteht damit ein durchgängiger digitaler Ablauf, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen und manuellen Arbeitsschritten wechseln zu müssen.
Gerade diese Integration zeigt unseren Ansatz besonders gut:
Wir betrachten Dokumentenmanagement nicht isoliert, sondern verbinden Dokumente, Fachanwendungen und Prozesse zu einer durchgängigen Lösung.
Standardsoftware individuell miteinander verbinden
Viele unserer Projekte basieren auf etablierten Standardprodukten. Der entscheidende Mehrwert entsteht jedoch häufig durch deren intelligente Verbindung.
Unsere langjährige Erfahrung mit Dokumentenmanagement, SAP, Schnittstellen, Workflow, Digitalisierung und Softwareentwicklung ermöglicht es uns, aus einzelnen Komponenten eine auf den jeweiligen Kunden zugeschnittene Gesamtlösung zu entwickeln.
Dabei lautet unser Ziel: So viel Standard wie möglich – so viel individuelle Integration wie notwendig.