Automatisierung von Dokumentenprozessen – Vom Scan bis zum archivierten Dokument.
Mit AutoStore lassen sich dokumentenzentrische Prozesse flexibel modellieren und automatisieren. Dokumente werden aus unterschiedlichen Quellen erfasst, verarbeitet, mit Informationen angereichert und zuverlässig an die gewünschten Zielsysteme übergeben.
Der modulare Aufbau ermöglicht individuelle Workflows bei gleichzeitig hoher Transparenz und Kontrolle über den gesamten Verarbeitungsprozess.
Die Brücke zwischen Dokumenteneingang und Zielsystem
Mit AutoStore setzen wir seit vielen Jahren erfolgreich eine leistungsfähige Plattform für die Erfassung, Verarbeitung und Weiterleitung von Dokumenten ein.
AutoStore blickt auf eine lange und erfolgreiche Produktgeschichte zurück. Ursprünglich von Notable Solutions entwickelt und später unter der Marke Kofax weitergeführt, gehört AutoStore heute zum Lösungsportfolio von Tungsten Automation.
Eine besondere Stärke von AutoStore liegt in seinem modularen Aufbau. Über den grafischen AutoStore Process Designer lassen sich dokumentenbasierte Workflows aus einzelnen Komponenten zusammenstellen und flexibel an die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens anpassen.
Wir betrachten AutoStore dabei als Brücke zwischen unterschiedlichen Eingangskanälen und den nachgelagerten Unternehmenssystemen.
Das Grundprinzip ist einfach:
Erfassen → Verarbeiten → Weiterleiten
Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen erfassen
Dokumente erreichen Unternehmen heute auf vielen unterschiedlichen Wegen. AutoStore ermöglicht es, diese Eingangskanäle in einer zentralen Verarbeitungsplattform zusammenzuführen.
Ein klassisches Beispiel ist die Erfassung über Multifunktionsgeräte (MFP). AutoStore unterstützt die Geräte zahlreicher namhafter Hersteller und ermöglicht es, Scanprozesse direkt am Gerät mit individuellen Funktionen und Workflows zu verbinden.Aber auch andere Quellen können in automatisierte Prozesse integriert werden – beispielsweise E-Mail-Postfächer, Netzwerkverzeichnisse, FTP-Bereiche, Desktop-Anwendungen oder andere elektronische Eingangskanäle.
Dokumente automatisiert verarbeiten
Die eigentliche Stärke von AutoStore beginnt für uns nach der Erfassung.
Dokumente können innerhalb eines Workflows automatisch analysiert, aufbereitet, getrennt, zusammengeführt, konvertiert, klassifiziert oder mit zusätzlichen Informationen und Metadaten angereichert werden.
Damit eignet sich AutoStore hervorragend für vorbereitende Prozesse, bevor ein Dokument an das eigentliche Zielsystem übergeben wird.
Aus einem einfachen Scanvorgang kann so ein vollständig automatisierter Prozess entstehen, bei dem das Dokument aufbereitet und mit den benötigten Informationen versehen wird, bevor es seinen endgültigen Ablageort erreicht.
Flexible Anbindung an Zielsysteme
Am Ende eines Workflows steht die Übergabe an das gewünschte Ziel.
Dies kann beispielsweise ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem, ein Netzwerkverzeichnis, eine FTP-Plattform oder eine andere Unternehmensanwendung sein.
Durch die Vielzahl vorhandener Standardkomponenten und Schnittstellen lassen sich unterschiedliche Systeme miteinander verbinden. Individuelle Anforderungen können darüber hinaus durch eigene Logik und Integrationen ergänzt werden.
AutoStore wird damit zu einer zentralen Integrationsplattform für dokumentenbasierte Prozesse.
Enterprise-Lösungen: mehr als Dokumente verarbeiten
Ein besonderer Schwerpunkt unserer Projekte liegt auf einem Aspekt, der bei der Entwicklung automatisierter Prozesse häufig unterschätzt wird:
Ein Prozess muss nicht nur funktionieren – sein Betrieb muss auch kontrollierbar sein.
Ein Dokument erfolgreich zu verarbeiten ist die eine Seite. Bei hunderten oder tausenden automatisch verarbeiteten Dokumenten muss jedoch ebenso zuverlässig erkennbar sein, wenn ein Dokument nicht verarbeitet werden konnte.
Deshalb achten wir bei unseren AutoStore-Projekten besonders auf Monitoring, Fehlerbehandlung, Protokollierung und nachvollziehbare Betriebsabläufe.
Unser Ziel ist es, Lösungen zu entwickeln, bei denen der Betrieb jederzeit erkennen kann:
- Läuft der Prozess ordnungsgemäß?
- Wie viele Dokumente wurden verarbeitet?
- Sind Dokumente in einem Verarbeitungsschritt stehen geblieben?
- Wo ist ein Fehler aufgetreten?
- Kann ein fehlerhaftes Dokument gezielt erneut verarbeitet werden?
Damit wird aus einem funktionierenden Workflow eine zuverlässig betreibbare Enterprise-Lösung.
AutoStore als Teil von Tungsten ControlSuite
AutoStore kann sowohl als leistungsfähige Plattform für dokumentenbasierte Capture-Prozesse eingesetzt werden als auch Bestandteil einer umfassenderen Lösung sein.
Mit Tungsten ControlSuite verbindet Tungsten Automation verschiedene Technologien für Capture, Print Management, Output Management und mobile Dokumentenprozesse in einer gemeinsamen Lösungsarchitektur. AutoStore übernimmt dabei die zentrale Rolle für Document and Image Capture.
ControlSuite umfasst unter anderem:
- AutoStore für die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten und Informationen,
- Equitrac für Print Management, sichere Druckfreigabe und Kostenkontrolle,
- Output Manager für die Steuerung und Verarbeitung von Dokumentenausgaben sowie
- Business Connect für mobile Dokumentenprozesse.
Die einzelnen Komponenten können dabei miteinander kombiniert werden. So können beispielsweise Dokumente aus AutoStore an die Print-Management-Komponenten von ControlSuite übergeben oder innerhalb von Output Manager weiterverarbeitet werden.
Für uns ist ControlSuite deshalb eine interessante Erweiterungsperspektive für AutoStore-Umgebungen: Ein bestehender Capture- und Verarbeitungsprozess kann Teil einer umfassenderen Plattform werden, die Erfassung, Verarbeitung, sichere Ausgabe und Geräteintegration miteinander verbindet.
Der Schwerpunkt unserer Lösungen bleibt dabei AutoStore: die intelligente Erfassung, Verarbeitung, Anreicherung und Übergabe von Dokumenten an die nachgelagerten Unternehmenssysteme.
Erfahrung, Integration und Betrieb aus einer Hand
Unsere Kompetenz endet deshalb nicht mit der Konfiguration einzelner AutoStore-Komponenten.
Wir verbinden tiefgehendes Produkt-Know-how mit Integrations-, Entwicklungs- und Betriebserfahrung, um AutoStore in bestehende Systemlandschaften einzubinden und dokumentenbasierte Prozesse langfristig zuverlässig zu automatisieren.Wenn Sie einen Partner suchen, der nicht nur einen Workflow erstellt, sondern auch darüber nachdenkt, wie dieser Prozess integriert, überwacht und dauerhaft zuverlässig betrieben werden kann, sollten wir miteinander sprechen.