Die meisten modernen Methoden zur gemeinsamen Arbeit mit Dokumenten basieren auf Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Enterprise Content Management-Systemen (ECM). Gemeinsam bieten diese Systeme eine breite Palette an Features zur gemeinsamen Arbeit, einschließlich Ablage, Workflow und Transport. Sie bieten jedoch keine effiziente Methodik für die Prüfung, Verwaltung und Einbindung von Änderungen am Dokument. Applikationen zur gemeinsamen Arbeit an Dokument-Inhalten erweitern den Workflow innerhalb von Teams und Organisationen. Sie ermöglichen es den Beteiligten, Änderungen an einem Dokument auf effektive und organisierte Weise zu handhaben.
Monderne Document Change Management-Lösungen bieten Funktionen, die die Funktionalität verbreiteter Office-Anwendungen als auch von DMS/ECM-Systemen erweitern und es ermöglichen, in einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente die Veränderung an einzelnen Dokumenten-Inhalten zu verfolgen und zu kontrollieren.
Document Change Management-Systeme eliminieren den zeit- und arbeitsaufwändigen Prozess zur Verfolgung von Änderungen innerhalb eines Dokumentes. Sie erhöhen somit die Produktivität und motivieren die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, was zusätzlich zu einer erhöhten Qualität und Kompetenz innerhalb von Unternehmen führt.
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