Das Problem

Dokumente sind das Herzblut jeden Unternehmens. Täglich werden hunderte Millionen von Dokumenten über das Internet ausgetauscht - per eMail, über Portale und andere Kanäle. Diese Dokumente jedoch enthalten sowohl geschäftliche als auch versteckte technische Risiken. Mit der Explosion von Regulationen rund um private und finanzielle Inhalte können Unternehmen nicht länger darauf vertrauen, dass ihre Angestellten die Risiken, die Geschäftdokumenten innewohnen voll und ganz verstehen. Da Dokumente jedoch weitergegeben und ausgetauscht werden müssen, um in der heutigen Welt Geschäfte zu tätigen, müssen Unternehmen einen Weg finden, sensitive Informationen zu schützen und das Unternehmen vor Schaden zu bewahren.

Die Anforderungen

Trotz massiver, Milliardenschwerer Invesitionen in Sicherheitsinitiativen finden immer wieder risikobeladene Dokumente ihren Weg aus den Organisationen heraus. Andere Dokumentensicherheitslösungen schlagen fehl, da sie gefährliche Nebeneffekte haben und ihnen bei der Implementierung gewaltige Barrieren im Wege stehen. Aktuelle Lösungen folgen zumeist drei beschränkten Ansätzen: "Convert, Contain or Control" - Konvertieren, Umfassen oder Kontrollieren. Doch keiner dieser Ansätze war bisher erfolgreich.

Die Lösung : Workshare Hygiene

Workshare Hygiene eliminiert Sicherheitsrisiken in Dokumenten ohne schädliche Nebeneffekte oder Geschäftsunterbrechungen.

Nur Workshare Hygiene kann Dokumente von möglichen Sicherheitsrisiken effektiv reinigen. Basierend auf seinen vorinstallierten Policies und Aktionen eliminiert Workshare geschäftliche und technische Sicherheitsrisiken durch:

• Identifizierung und Aufforderung des Benutzers zur Entfernung oder zur nochmaligen Kontrolle möglicher Sicherheitsverletzungen in Dokumenten und die effektive Bereinigung von Dokumentenrisiken
• Möglichkeit zur automatischen Entfernung versteckter Daten
• Policy-gestützte Verteilungsbeschränkungen für Dokumente mit riskanten Inhalten
• Automatische Erstellung von PDF-Dateien und PDF-Rechtebeschränkungen
• Umfangreiche Aktionen dritter Parteien, einschließlich Verschlüsselung

Die smartesten Risikomanagement-Entscheidungen

Workshare Hygiene ist die erste Lösung, die automatisch und akkurat die Identität eines Dokumentes, seines Senders, des Empfängers klassifiziert und basierend auf diesen Informationen bestimmte Aktionen zur Ausführung vorsieht. Workshare Hygiene verwendet seine Kenntnis der Dokumenten-Taxonomie zur akkuraten Diagnose von inhaltlichen Risiken und wählt auf Basis dieser Informationen den Vertrauenslevel aus, den sowohl der Sender als auch der Empfänger des Dokumentes innehaben müssen, um das Dokument lesen oder bearbeiten zu können. Diese einzigartige Fähigkeit gestattet pragmatisches und leistungsfähiges Risikomanagement.

Hygiene stärkt die Produktivität, Information und Akzeptanz der Benutzer

Software-Lösungen, die den Zugriff auf Dokumente ohne jede Flexibilität einschränken oder unterbinden und die dem Benutzer keine Möglichkeit zur Veränderung von Sicherheitsoptionen bieten, führen zwangsweise zu Unterbrechungen im Geschäftsprozess und zu Frustration beim Benutzer. Bestimmte Policies erfordern vom Benutzer eine Entscheidung, ob ein bestimmtes Dokument überarbeitet und/oder verteilt werden soll. Diese Entscheidungen werden jedoch vollständig überwacht und der Benutzer über mögliche Risiken informiert und gewarnt. Benutzern, die über keine ausreichenden Privilegien oder Sicherheitsfreigaben verfügen, nimmt Workshare Hygiene diese Entscheidung ab und stellt auf diese Weise eine Unternehmensübergreifende Einhaltung von Dokumentensicherheitsrichtlinien sicher.

Workshare Hygiene bietet sofortige und komplette Einsicht in die Dokumentenverteilung und die Einhaltung der Policies. Workshare Hygiene überwacht und auditiert alle Aktivitäten der Dokumentenverteilung, der Bearbeitung und von Inhaltsrisiken. Die Audit-Daten, die von Workshare gesammelt werden, enthalten Informationen wie:

• Empfänger des Dokumentes
• Änderungen am Dokument
• Policy-Verletzungen
• Policy-Überschreitungen und Veränderungen
• Dokument-Typen

Workshare Hygiene baut auf einer skalierbaren .NET-Architektur auf. Diese Architektur bietet sowohl Endbenutzer- als auch Netzwerkbasierte Sicherheit und kann zentral verwaltet, kontrolliert und für Skalierbarkeit ausgebaut werden. Workshare Hygiene ist ideal auf die heutigen, anspruchsvollen Unternehmen ausgerichtet, aber dennoch sehr leicht zu implementieren und zu verwalten.