Sichere Dokument-Compliance für Microsoft Office

Unternehmen wenden viel Zeit und viele Ressourcen für die Informationsverwaltung auf. In allen Phasen des Dokumentkreislaufs – Herstellung, Überprüfung, Bestätigung und Sicherung – müssen Inhalte organisiert, kontrolliert und abgesichert werden. Gleichzeitig stehen die Unternehmen verstärkt unter Druck: Sie müssen Transparenz in ihrer Dokumentenverarbeitungsabläufe bringen, um externen Vorschriften zu entsprechen. Unternehmen merken aber zunehmend, dass dafür allein Microsoft® Office® Anwendungen und Investitionen in große Unternehmensanwendungen nicht ausreichen .

Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung

Für viele Organisationen, einschließlich Dienstleistungsunternehmen, Körperschaften und Staatsverwaltungen, stellt die Kontrolle der Dokumentenverarbeitung viele Herausforderungen an Administratoren und Mitarbeiter. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich dabei um für das Unternehmens wichtige Dokumente handelt, wie beispielsweise Geschäftdokumente aus der Vertriebs-, Finanz- und Personalabteilung oder dem operativen Geschäft.

Zu den Herausforderungen gehören beispielsweise: Straffung der Redigier- und Überprüfungsvorgänge durch Zusammenarbeit innerhalb oder außerhalb der Unternehmens; Änderungsabgleich in Dokumenten aus SharePoint-Sites, E-Mail Anwendungen und Dokumentenablagen; schnelle und genaue Überprüfung der Inhalte verschiedener Dokumentversionen; Schutz und Sicherung von heiklen Informationen; Schutz vor ungewollter Dokumentenverteilung; Erfassen und Prüfung alle Dokumentenvorgänge, um vorgeschriebenen Richtlinien zu entsprechen.

Wichtige Dokumente verwalten

Mit Workshare Professional 4 (WP4) können Sie wichtige Dokumentenprozesse genau belegen, sichern und organisieren, indem die typischen Microsoft Office Dokumentfunktionen automatisiert werden.

WP4 überbrückt die Produktivitätslücke zwischen Office-Dokumenten, E-Mail Anwendungen und Dokumentenablagen. Das Programm erlaubt Anwendern den einfachen Austausch von wichtigen Dokumenten während der Entstehung, Überprüfung, Bestätigung und Distribution. WP4 erfasst wichtige Dokumentenprozesse und ermöglicht es, aussagekräftige Berichte zu erstellen, die Revisionsstatus, Dokumentenverlauf und Risikopotenzial eines Dokuments anzeigen. Administratoren können einen an bestehende Richtlinien angepassten Sicherungsablauf der Dokumentendistribution einsetzen und Dokumentenfreigaben kontrollieren.

Übernehmen Sie die Kontrolle

Vertriebs- und Finanzorganisationen profitieren von WP4, um wichtige Projekte von der Erstellung bis zur Auslieferung zu koordinieren, indem die Bearbeitungen der verschiedenen Anwender verwaltet werden können. WP4 ermöglicht schnelle Reaktionen auf Änderungen direkt in der Office-Anwendung, während durch den angezeigten Revisionsstatus der komplette Dokumentenverlauf erfasst werden kann.

Durch die Benutzung von WP4 können Anwälte und Buchhalter sicherstellen, dass wichtige Änderungen in der aktuellen Dokumentversion belegt und erfasst sind, während Änderungen zwischen den verschiedenen, in separaten Dokumentenablagen, DMS oder E-Mail-Systemen gespeicherten Versionen genau angezeigt werden.

"Workshare Professional verbindet die Fähigkeit der Richlinien-basierten Dokumentensicherung mit der Einfachheit der ad hoc Inhaltsbearbeitung. Alle Kunden von Workshare - von großen Unternehmen, Buchhaltungsfirmen bis zu Anwaltskanzleien - profitieren von dem transparenten Zugriff auf Microsoft Office Dokumente bei gleichzeitiger Einhaltung interner Unternehmensrichtlinien und externer Regulierungen."
- Geoffrey Bock, Senior Vice-President, Patricia Seybold Group

Erlaubt ad-hoc Dokumentenverarbeitung

• Ermöglicht die direkte Einleitung von Dokumentverarbeitungsprozessen aus Microsoft Word, Excel und Power Point.
• Verwaltet die Erstellung und Überprüfung von Dokumenten aus Dokument Management Systemen, wie Documentum, Interwoven und Hummingbird.
• Integriert Dokumentendistribution und -sicherheit in den E-Mail Anwendungen Outlook, Notes und Groupwise.
• Unterstützt die zeitgleiche Dokumentenbearbeitung aus geteilten SharePoint Arbeitsbereichen.
• Identifiziert das Masterdokument sowohl aus E-mail-Anhängen als auch aus SharePoint.
• Erlaubt es Administratoren, die UI so zu konfigurieren, dass Anwender nur relevante Anwendungen benutzen dürfen.

Erfasst Dokumenten- und E-Mail-Verkehr

• Umfasst vollständiges Dokumentenvergleichstool basierend auf der führenden Workshare® DeltaView Technologie ®
• Stellt alle vorgeschlagenen Änderungen nach Bearbeitern sortiert in einer Ansicht zusammen. Jede Änderung kann mit den Befehlen “annehmen”, “ablehnen” und “weiterverfolgen“ umgehend bearbeitet werden.
• Zeigt sowohl das Original- als auch das Vergleichsdokument im Splitscreen-Modus an.
• Erlaubt Anwendern nach einem durchgeführten Vergleich Änderungen im Dokument zu machen.
• Beugt Dokumentbeschädigungen, wie z.B. Formatänderung, Datenverlust u.ä. vor.
• Setzt den per E-Mail zurückerhaltene Dokumentenversion mit dem Originaldokument in Zusammenhang. Die E-Mail kann dann direkt aus Workshare geöffnet werden - ohne Word zu verlassen.
• Entfernt automatisch heikle Metadaten, wenn Microsoft® Office-Dateien via E-Mail gesendet werden

Sichert Überprüfung und Austausch

• Ermöglicht die automatische PDF-Konvertierung von Dokumente beim Versand von Microsoft Office-Dokumente via E-Mail.
• Zeigt versteckte Daten an und liefert eine Übersicht aller Metadaten, so dass der Anwender entscheiden kann, welche er senden möchte oder nicht.
• Berichtet über und säubert Dokumente in Microsoft® Word, Microsoft® Excel und Microsoft® PowerPoint
• Erstellt PDFs direkt aus Word, Excel und Power Point Anwendungen.
• Fügt PDF Sicherheitsoptionen hinzu, wie Passwortvergabe oder Zugriffbeschränkungen.
• Dokumentfreigabeoptionen schränken die unbeabsichtigte von Dokumentendistribution ein.

Sorgt für Transparenz

• Zeichnet den kompletten Dokumentenverlauf, alle vorgeschlagenen Änderungen sowie den Änderungsstatus im Document Audit Report auf.
• Stellt Daten von allen zur Prüfung verschickten sowie zurückerhaltenen Dokumenten im Document History Report zusammen.
• Zeigt detaillierte Informationen über sämtliche Änderungen aller Prüfer gegenüber einer bestimmten Korrektur im Document Review Report an.
• Gibt detaillierte Berichte über die verschiedenen Typen der in einem Dokument versteckten Daten und ihrem Gefährdungspotenzial im Document Risk Report an.